Die ZAS muss deshalb immer zahlreichere und komplexere Veränderungen bewältigen.
Der hohe Anteil der Bevölkerung, der das Rentenalter erreicht, verbunden mit einer zunehmenden internationalen Mobilität, führt zu einem stetigen Anstieg der zu verwaltenden Renten. Gleichzeitig nimmt der Druck auf die personellen Ressourcen zu: Fast ein Drittel der Mitarbeitenden der ZAS wird in den kommenden zehn Jahren pensioniert. Deshalb sind Vereinfachung und Automatisierung der Arbeitsprozesse notwendig, um die langfristige Sicherstellung der Kernaufgaben unter budgetären Einschränkungen zu gewährleisten.
Gleichzeitig hat sich die Informatiklandschaft der ZAS über Jahrzehnte hinweg entwickelt und umfasst heute insgesamt 44 verschiedene Applikationen, die jeweils einen Teil der zahlreichen Tätigkeiten unserer Institution unterstützen. Diese Anwendungen beruhen auf unterschiedlichen, teilweise veralteten Technologien sowie aufeinander aufbauenden und laufend ergänzten Prozessen. Jede Änderung – rechtlicher oder fachlicher Natur – verursacht dadurch höhere Kosten, benötigt mehr Zeit und erhöht die Risiken.
Diese Funktionsweise hemmt unsere Fähigkeit, uns weiterzuentwickeln, Innovationen voranzutreiben und den Erwartungen unserer Versicherten, Partnerinstitutionen und Behörden gerecht zu werden. Angesichts dieser Vielzahl rechtlicher, demografischer, technologischer und organisatorischer Herausforderungen haben wir beschlossen zu handeln: Im Rahmen unserer Strategie 2022–2026 ist es unerlässlich geworden, unsere Arbeitsweise grundlegend zu überdenken. Das bedeutet, gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse, unsere interne Organisation und unser Informationssystem neu auszurichten. Vor diesem Hintergrund hat der Direktor das Programm zur digitalen Transformation der ZAS (PTNum) lanciert. PTNum ist ein Schlüsselprojekt der Bundesverwaltung.
Das Programm zur digitalen Transformation betrifft die gesamte Organisation der ZAS und ihre Abteilungen. Es verfolgt insbesondere das Ziel, die Informatiksysteme durch die Einführung einer standardisierten Fachlösung zu modernisieren, die Geschäftsprozesse zu harmonisieren und gemeinsame Werkzeuge für die verschiedenen Tätigkeitsbereiche zu entwickeln. Diese neue Dynamik soll eine höhere Agilität bei der Bewältigung künftiger Veränderungen ermöglichen.
- Einführung transversal ausgerichteter Prozesse, unterstützt durch die digitale Transformation, die Reduktion des Papierverkehrs und die Vereinheitlichung der Eingangskanäle.
- Automatische Übernahme der Daten in die Arbeitsabläufe zur Sicherstellung von Fristen und Qualität. Automatisierung von einfachen Anfragen.
- Anpassung der Rollen und Verantwortlichkeiten der Sachbearbeitenden entsprechend der Komplexität und Art der Aufgaben.
- Konzentration auf den Mehrwert, den die Kundenbetreuerinnen und Kundenbetreuer erbringen.
- Einheitliche Bearbeitung der zentralisierten Leistungen über die künftigen Anwendungen, analog zur bereits bestehenden Arbeitsweise der Kassen und IV-Stellen
- Anpassung der zentralisierten Dienstleistungen an die neue prozessorientierte Organisation der ZAS
Ein Programm zur digitalen Transformation der 1. Säule ist bereits im Rahmen der DTI-Strategie des BSV im Gang. Dieses wird einen bedeutenden Mehrwert auf der Grundlage integrierter Daten und gemeinsamer Plattformen schaffen – im Dienst aller Akteurinnen und Akteure des Systems. Dieses Programm wird jedoch durch das BSV gesteuert.
Die EAK verwendet ein externes Informatiksystem (System AKIS). Ihr Betrieb wird daher durch PTNum nicht direkt beeinflusst. Dennoch wird sie sich – ebenso wie die Supportdienste der ZAS wie der Direktionsstab, die Humanressourcen oder die Interne Revision – an die zukünftige Organisation der ZAS anpassen.
Die IS werden die Digitalisierung der Tätigkeiten der SAK und der IVSTA unterstützen. Dafür werden sie der ZAS sowie allen Partnerinstitutionen moderne und effiziente Werkzeuge zur Verfügung stellen.
All diese Veränderungen beinhalten insbesondere eine Weiterentwicklung der Struktur der ZAS und ihres Betriebsmodells.
Die aktuelle Phase des Transformationsprogramms legt die Grundlagen für alle weiteren Schritte. Sie ist entscheidend, um ein realistisches und kohärentes Programm aufzubauen.
- Analyse des Bestehenden, um Vereinfachungs-, Standardisierungs- und Digitalisierungspotenziale aufzuzeigen.
- Definition von Zielen und erwarteten Ergebnissen für die ZAS, abgestimmt auf die Bedürfnisse der Versicherten, die Erwartungen unserer Partnerinstitutionen, unserer Mitarbeitenden sowie die Anforderungen des Bundes.
- Aufbau einer soliden Governance zur wirksamen Steuerung des Programms.
- Prüfung verschiedener Transformationsvarianten und Auswahl der geeignetsten Lösungen.
- Identifikation der im Rahmen des Programms umzusetzenden Projekte.
- Ausarbeitung einer klaren Roadmap mit Zeitplan, Budget und dedizierten Ressourcen.
Dieses Programm soll ihre Arbeit vereinfachen, die Arbeitsinstrumente kohärenter gestalten und Aufgaben automatisieren. Für die Sachbearbeitenden bedeutet dies moderne Arbeitsinstrumente, die automatische Übernahme von Daten sowie Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.
